会议室使用规定

作者:发布时间:2018-03-12浏览次数:122

江苏食品药品职业技术学院会议室使用管理规定

为加强会议室日常管理,进一步提高利用率,保障各类会议顺利召开,现就会议室使用作出如下规定:

一、各会议室由办公室综合科统一进行管理。负责室内卫生、安全及各类设备物品的管理调配和统筹协调安排使用。

二、会议室使用按照“先申请,后使用;先学院,后部门;先校内,后校外的原则,由使用部门(单位)至少提前一天向办公室综合科提出申请并填写《会议室使用申请表》,综合科根据所提交申请的先后顺序进行安排。如遇临时、突发性使用会议室情况,须经办公室负责人同意。如遇学院层面的紧急重要会议,已申请使用会议室的部门,应先服从学院层面重要会议安排。

三、院级层面重要会议和办公室牵头承办召开的各类会议,由办公室负责做好各项会前准备、会中服务及会后整理工作。

四、各部门(单位)承办会议,由承办单位自行做好会务工作并准备会议相关物品(纯净水、纸杯、笔记本、中性笔、条幅等)。如确需办公室提供协助,需提前告知综合科相关人员。

五、任何部门在会议室使用期间,必须爱护会议室的设备设施,保持会议室整洁。未经会议室管理员同意,一般不得擅自改变设备、桌椅位置,不得擅自调试音响设备,如需使用,请联系会议室管理员或办公室派专人进行调试。会议室使用完毕后,使用部门(单位)须留人协助管理员及时整理好会场,同时关闭电源,关好门窗等。若参会或会务人员会议期间造成设备或物品损失的,由使用部门承担赔偿责任。

六、不遵从以上会议室使用管理规定的借用部门,办公室综合科将不再接受该部门任何会议室使用申请。

七、会议室一般不接受校外单位使用申请。校外单位确需使用须经主管领导批准,使用费按每天2000元(人民币)收取,每天使用时间为学院正常工作时间。

八、各部门如需借用会议室开展论坛、讲座、报告等,须经宣传部统一审批后方可使用。

、其他未尽事宜由办公室统一负责解释。本规定自发布之日起执行。

附:学院院办管理的会议室基本情况一览表

 

                    2017年11月21日