第一章 总 则
第一条 为使学校公文处理工作进一步科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则（试行）》，结合我校的实际情况，制定本办法。
第二条 学校公文是校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 全校各部门、单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第六条 党委办公室、院长办公室主管学校的党政公文处理工作，对全校党务、行政公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第七条 学校的公文种类主要有：
（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通告。适用于在全校或一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知。适用于学校发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。
（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）发文单位标志。由发文单位全称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志使用联合发文单位名称，也可单独用主办单位名称。学校党政公文的标志及其适用范围主要有以下四种：
1．“中共江苏食品药品职业技术学院委员会文件”和“江苏食品药品职业技术学院文件”，主要用于发布党委、行政的决策措施和重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级单位的重要报告、请示。
2．“中共江苏食品药品职业技术学院委员会办公室文件”和“江苏食品药品职业技术学院院长办公室文件”，主要用于根据授权，传达或发布某些事项，发布党委办公室、院长办公室职责范围内的事项。
（二）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。年份一律使用公元纪年全称，并用阿拉伯数字标于六角括号“〔〕”内。联合行文，只标明主办单位的发文字号。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（四）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除规章名称、批转或转发文件名称加书名号外，一般不使用标点符号。
（五）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（八）发文单位署名。署发文单位全称。
（九）成文日期。会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以
加盖印章。
（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发的公文，不属于附件（被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等不再标注）。
（十三）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。
（十四）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十五）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文的具体版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。联合行文，单位不宜过多。
有下列情形之一的，不再行文：
（一）国家法律法规已经作出明确规定的；
（二）现行公文规定仍然适用的；
（三）贯彻上级公文精神，照抄照搬，没有新的具体政策措施的；
（四）凡能当面协商或者通过电话、学校办公自动化系统（OA）通知、会商协调或明确的。
有下列情形之一的，不以学校名义行文：
可由部门发文或者联合发文能够解决的事项；
相关职能部门的活动、工作等，能由部门行文解决的。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。
第十四条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。
（二）学校各二级单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）请示事项涉及校内其他单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。
（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。
第十五条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时报送发文单位的直接上级部门。
（二）党委办公室、院长办公室根据学校党委、行政授权，可以苏食院委办、苏食院办文件的形式向二级单位行文，其他单位不得以本单位文件形式向二级单位发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求。
（三）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。
第十六条 学校党委和行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。学校内设机构除党委办公室、院长办公室外不得对外正式行文。
第五章 公文拟制
第十七条 公文拟制包括公文的起草、审稿、会稿、审核、会签、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（八）单位负责人对草拟好的公文要认真审稿，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时，请有关单位负责人会稿。
第十九条 公文文稿签发前，牵头部门应当认真审核，重点是：是否需要行文，是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级主管部门的有关规定，政策是否保持连续性，提法是否与已发的有关文件相接或相冲突，提出的措施和办法是否符合实际、切实可行，是否与有关部门协商、会签，文字表达、文种使用、公文使用等是否符合本办法的有关规定。由党委办公室或院长办公室编制统一文号。
第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原起草单位协商或请其修改后重新报送。
第二十一条行文需严格按照起草、审核、会签、签发等拟制程序，以学校名义制发的文件需经分管领导审定签字后按党委、行政分类报党委书记、校长签发。凡涉及多个单位的，严格实行会签制度。
第六章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办（阅）、催办、查办、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、用印、登记、分送、归档、销毁等程序。
第二十三条 收文办理应做到：
（一）凡校外来文，党群系统的文件统一归口由党委办公室收文办理，行政系统的文件统一归口由院长办公室收文办理。各部门如直接收到上级主管部门的来文，应按上述要求立即送党委办公室或院长办公室统一办理，不得擅自处理；校领导及其他有关人员受学校委派参加会议带回的文件，应按上述要求及时交党委办公室或院长办公室统一办理。
（二）需要办理和传阅的公文，文秘人员应及时登记，由部门负责人提出拟办意见呈领导批阅、传阅，或者交有关部门办理。紧急公文，应当及时办理，并提出办理时限。
（三）承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的部门并说明理由。
（四）凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
（五）送学校领导批示、传阅或交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办、督查，做到紧急公文跟踪催办（阅）、查办，重要公文重点催办（阅）、查办，一般公文定期催办（阅）、查办。重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第二十四条 发文办理应做到：
（一）党委办公室、院长办公室在公文正式印发前，应对已经学校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批校领导复审。
（二）对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。
（三）公文印制必须确保质量和时效。
（四）公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十五条 涉密公文应当按照相关规定通过机要途径或者机要人员进行传递。涉密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。
第二十六条 公文办理完毕后，应由拟办单位按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。
第七章 公文管理
第二十七条 学校各部门、单位应加强公文管理，确保严格规范，充分发挥公文效用。
第二十八条 校外来文、学校公文由学校党委办公室、院长办公室专人统一管理。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的院领导或党委办公室、院长办公室主要负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十一条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十二条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十三条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交院综合档案室。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十五条 新设立的党政管理部门应当向党委办公室、院长办公室提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位代字，部门合并或者撤销时，相应进行调整。
第三十六条 学校公文档案管理实行部门归档、定期归档制度。各部门应在院综合档案室的指导下按期保质完成归档工作。归档文件材料应当确定保管期限，按照有关规定定期向院综合档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。
第八章 附 则
第三十七条 本办法由党委办公室和院长办公室负责解释。
第三十八条 本办法自发布之日起施行。
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